De berichtenservice van de Universiteit van Lorraine is gebaseerd op Zimbra, een webclient die veel verder gaat dan het verzenden van e-mails. Achter de gebruikelijke interface schuilen instellingen en verbindingen die de meeste gebruikers, zowel personeel als studenten, niet benutten.
Zimbra verzendalias: kies het adres dat in elke e-mail verschijnt
Standaard is het afzenderadres dat in Zimbra wordt weergegeven een technisch adres, vaak samengesteld uit een moeilijk leesbare identificatie. Sinds eind 2024 heeft de Universiteit van Lorraine de mogelijkheid geactiveerd om een alias in het formaat [email protected] als standaard afzenderadres in te stellen.
Zie ook : Humor en politiek: ontdek de meest prikkelende actualiteiten van dit moment
Deze optie is niet direct zichtbaar in de accountinstellingen. Het kan op aanvraag worden verkregen via de DN-UL ondersteuning. Zodra de alias is geactiveerd, wordt elk verzonden bericht weergegeven met een duidelijk professioneel adres, wat verwarring bij ontvangers buiten de universiteit voorkomt.
De interesse gaat verder dan alleen esthetiek. Bij uitwisselingen met onderzoekspartners, een laboratorium van het CNRS of een buitenlandse campus, versterkt een leesbaar adres de geloofwaardigheid van het bericht en vermindert het risico dat het als ongewenst wordt gefilterd. De meldingen die als antwoord worden ontvangen via de UL berichtenservice op Net Work winnen ook aan duidelijkheid wanneer de alias correct is ingesteld.
Verder lezen : Ontdek de partners van Franse muzieksterren
Rocket.Chat connector en kruisvermeldingen in de UL berichtenservice
De Universiteit van Lorraine heeft Rocket.Chat uitgerold als instant messaging service voor snelle uitwisselingen tussen studenten en docenten-onderzoekers. Wat minder bekend is, is dat Zimbra en Rocket.Chat sinds 2024 interoperabel zijn dankzij een speciale connector.
De Rocket.Chat kanalen voor cursussen of projecten kunnen automatisch dagelijkse samenvattingen of waarschuwingen rechtstreeks naar de UL inbox sturen. Een docent die een praktijkgroep leidt, hoeft niet langer twee platforms parallel te controleren: belangrijke berichten komen in Zimbra binnen als een geconsolideerde melding.
Fijn afstemmen van Rocket.Chat meldingen in Zimbra
Het afmelden voor deze samenvattingen wordt beheerd in de meldingsvoorkeuren van Rocket.Chat, niet in Zimbra. Het onderscheid is subtiel maar kan frustrerend zijn wanneer men probeert een stroom van berichten te stoppen zonder het juiste menu te vinden.
- Om de dagelijkse samenvattingen van een specifiek kanaal te stoppen, open de instellingen van het kanaal in Rocket.Chat en deactiveer de optie “samenvatting per e-mail”.
- Om de frequentie te verminderen zonder volledig te stoppen, wijzig van “dagelijks” naar “wekelijks” in dezelfde voorkeuren.
- Om alle Rocket.Chat meldingen naar Zimbra te blokkeren, wijzig de globale instelling in het gebruikersprofiel van Rocket.Chat, sectie “E-mail meldingen”.
Dit kruisvermeldingssysteem transformeert Zimbra in een gecentraliseerd knooppunt, zelfs voor informele uitwisselingen die normaal gesproken via instant messaging verlopen.
Waarschuwingsbanner voor externe berichten: een discrete phishingfilter
Sinds de cybersecuritycampagne 2024 toont Zimbra een waarschuwingsbanner “[EXTERNE]” in de kop van berichten van buiten het netwerk van de Universiteit van Lorraine. Dit mechanisme heeft het aantal meldingen van gecompromitteerde accounts dat aan CERT-RENATER is gerapporteerd voor de instelling aanzienlijk verminderd.
De banner is geen eenvoudig visueel markeringsmiddel. Het gaat gepaard met een waarschuwingsbericht dat herinnert aan het niet klikken op links of het openen van bijlagen als de afzender onbekend is. Voor onderzoekers die regelmatig verzoeken van wetenschappelijke uitgevers of valse financieringsorganisaties ontvangen, vormt dit visuele signaal een eerste verdedigingslinie.
Wat de banner niet filtert
De banner vervangt noch de antivirussoftware, noch de antispam die al actief zijn op de UL-servers. Het werkt aanvullend, op gedragsniveau. Een phishing-e-mail die de technische filters doorstaat, zal nog steeds als extern worden gemarkeerd, wat de ontvanger een extra aanwijzing geeft om de legitimiteit ervan te beoordelen.
De gegevens van de berichtenservice blijven gehost op de servers van de Universiteit van Lorraine, een punt dat deze service onderscheidt van derde partij cloudoplossingen. De controle over de infrastructuur maakt het mogelijk om deze filterregels toe te passen zonder afhankelijk te zijn van een externe leverancier.
Zimbra opslagquota en ruimtebeheer voor elk profiel
De toegewezen opslagcapaciteit varieert afhankelijk van de status van de gebruiker. Personeelsleden hebben een aanzienlijke ruimte, terwijl studenten een beperktere envelop ontvangen. Personeelsleden die als VIP zijn geïdentificeerd, profiteren van de hoogste quota.
- VIP-personeelsleden: 100 GB opslag voor berichten.
- Personeelsleden: 50 GB.
- Studenten: 10 GB.
- Partners: variabel quota volgens overeenkomst.
- Maximale grootte van een verzonden e-mail: 20 MB, inclusief bijlagen.
Wanneer de quota zijn limiet nadert, stuurt Zimbra niet altijd een duidelijke waarschuwing. De inbox kan simpelweg inkomende berichten weigeren. Regelmatig de map “Prullenbak” en de spam leegmaken, maakt ruimte vrij zonder dat er gearchiveerde e-mails hoeven te worden verwijderd. De geavanceerde zoekfunctie maakt het ook mogelijk om berichten op grootte te sorteren om grote bijlagen te vinden die in oude discussiedraden zijn verstopt.
Toegang tot de berichtenservice gebeurt na UL-authenticatie, via de ENT (tegeltje Berichten), rechtstreeks vanaf het adres van de service, of door synchronisatie op een smartphone via de UnivLorraine-app. Deze laatste optie maakt het mogelijk om e-mails, de agenda en het gedeelde adresboek te bekijken zonder een browser te openen.
Het delen van agenda’s en adresboeken tussen collega’s van hetzelfde laboratorium of dezelfde faculteit blijft een van de meest onderbenutte functies van Zimbra. Het instellen van een gedeelde agenda met lees- of schrijfrechten kost enkele minuten in de kalenderinstellingen en voorkomt heen en weer gemail voor het plannen van een vergadering.
De UL berichtenservice beperkt zich niet tot het verzenden van e-mails. Tussen de afzenderalias, de Rocket.Chat connector, de beveiligingsbanner en de samenwerkingshulpmiddelen dekt Zimbra een bereik dat de meeste gebruikers van de Universiteit van Lorraine niet vermoeden, door gebrek aan gemakkelijk toegankelijke documentatie.