Die Nachrichtenplattform der Universität Lorraine basiert auf Zimbra, einem Web-Client, der weit über das Versenden von E-Mails hinausgeht. Hinter der gewohnten Benutzeroberfläche verbergen sich Einstellungen und Verbindungen, die die meisten Benutzer, sowohl Mitarbeiter als auch Studierende, nicht nutzen.
Zimbra-Absenderalias: Wählen Sie die Adresse, die in jeder E-Mail angezeigt wird
Standardmäßig wird die Absenderadresse, die in Zimbra angezeigt wird, als technische Adresse angezeigt, die oft aus einer schwer lesbaren Kennung besteht. Seit Ende 2024 hat die Universität Lorraine die Möglichkeit aktiviert, ein Alias im Format [email protected] als Standard-Absenderadresse zu konfigurieren.
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Diese Option ist nicht direkt in den Kontoeinstellungen sichtbar. Sie kann auf Anfrage beim DN-UL-Support erhalten werden. Sobald das Alias aktiviert ist, zeigt jede gesendete Nachricht eine klare berufliche Adresse an, was Verwirrung bei externen Empfängern der Universität vermeidet.
Das Interesse geht über die einfache Ästhetik hinaus. Bei Austausch mit Forschungspartnern, einem CNRS-Labor oder einem ausländischen Campus verstärkt eine lesbare Adresse die Glaubwürdigkeit der Nachricht und verringert das Risiko, dass sie als unerwünscht gefiltert wird. Die Rückmeldungen, die über die UL-Nachrichtenplattform auf Net Work empfangen werden, gewinnen ebenfalls an Klarheit, wenn das Alias korrekt konfiguriert ist.
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Rocket.Chat-Connector und Cross-Notifications in der UL-Nachrichtenplattform
Die Universität Lorraine hat Rocket.Chat als Instant-Messaging-Service für schnelle Austausch zwischen Studierenden und Lehrenden eingeführt. Weniger bekannt ist, dass Zimbra und Rocket.Chat seit 2024 interoperabel sind dank eines speziellen Connectors.
Die Rocket.Chat-Räume für Kurse oder Projekte können automatisch tägliche Zusammenfassungen oder Warnungen direkt in das UL-Postfach senden. Ein Lehrer, der einen Praktikumsraum leitet, muss nicht mehr zwei Plattformen parallel überprüfen: Die wichtigen Nachrichten kommen in Zimbra als konsolidierte Benachrichtigung an.
Feineinstellungen der Rocket.Chat-Benachrichtigungen in Zimbra
Das Abbestellen dieser Zusammenfassungen erfolgt in den Benachrichtigungseinstellungen von Rocket.Chat, nicht in Zimbra. Die Unterscheidung ist subtil, aber frustrierend, wenn man versucht, einen Nachrichtenfluss zu stoppen, ohne das richtige Menü zu finden.
- Um die täglichen Zusammenfassungen eines bestimmten Raums zu stoppen, die Einstellungen des Raums in Rocket.Chat öffnen und die Option „Zusammenfassung per E-Mail“ deaktivieren.
- Um die Häufigkeit zu reduzieren, ohne sie vollständig zu stoppen, von „täglich“ auf „wöchentlich“ in denselben Einstellungen wechseln.
- Um alle Rocket.Chat-Benachrichtigungen an Zimbra zu blockieren, die globale Einstellung im Benutzerprofil von Rocket.Chat im Abschnitt „E-Mail-Benachrichtigungen“ ändern.
Dieses System der Cross-Notifications verwandelt Zimbra in einen zentralen Hub, selbst für informelle Austausche, die normalerweise über Instant Messaging laufen.
Warnbanner für externe Nachrichten: ein diskreter Anti-Phishing-Filter
Seit der Cybersicherheitskampagne 2024 zeigt Zimbra ein Warnbanner „[EXTERN]“ im Kopfbereich von Nachrichten, die von außerhalb des Netzwerks der Universität Lorraine stammen. Dieses Mechanismus hat die Fälle von Konto-Komprimierung, die dem CERT-RENATER für die Einrichtung gemeldet wurden, erheblich reduziert.
Das Banner ist kein einfaches visuelles Markierung. Es wird von einem Warntext begleitet, der daran erinnert, keine Links anzuklicken oder Anhänge zu öffnen, wenn der Absender unbekannt ist. Für Forschungspersonal, das regelmäßig Anfragen von wissenschaftlichen Verlagen oder falschen Förderorganisationen erhält, stellt dieses visuelle Signal eine erste Verteidigung dar.
Was das Banner nicht filtert
Das Banner ersetzt weder die bereits aktiven Antiviren- noch Antispam-Filter auf den Servern der UL. Es wirkt ergänzend, auf Verhaltensebene. Eine Phishing-E-Mail, die die technischen Filter passiert, wird dennoch als extern gekennzeichnet, was dem Empfänger einen zusätzlichen Hinweis zur Bewertung ihrer Legitimität gibt.
Die Daten der Nachrichtenplattform bleiben auf den Servern der Universität Lorraine gehostet, ein Punkt, der diesen Dienst von Drittanbieter-Cloud-Lösungen unterscheidet. Die Kontrolle über die Infrastruktur ermöglicht es, diese Filterregeln anzuwenden, ohne von einem externen Anbieter abhängig zu sein.
Zimbra-Speicherkontingente und Verwaltung des Speicherplatzes für jedes Profil
Die zugewiesene Speicherkapazität variiert je nach Benutzerstatus. Mitarbeiter haben einen erheblichen Speicherplatz, während Studierende ein begrenzteres Kontingent erhalten. Mitarbeiter, die als VIP identifiziert sind, profitieren vom höchsten Kontingent.
- VIP-Mitarbeiter: 100 GB E-Mail-Speicher.
- Mitarbeiter: 50 GB.
- Studierende: 10 GB.
- Partner: Kontingent variabel je nach Vereinbarung.
- Maximale Größe einer gesendeten E-Mail: 20 MB, einschließlich Anhänge.
Wenn das Kontingent sich seiner Grenze nähert, sendet Zimbra nicht immer eine klare Warnung. Das Postfach kann einfach eingehende Nachrichten ablehnen. Regelmäßiges Leeren des „Papierkorb“-Ordners und des Spam-Ordners schafft Platz, ohne archivierte E-Mails löschen zu müssen. Die erweiterte Suchfunktion ermöglicht es auch, Nachrichten nach Größe zu sortieren, um große Anhänge in alten Diskussionsthreads zu finden.
Der Zugang zur Nachrichtenplattform erfolgt nach UL-Authentifizierung, über das ENT (Kachel Nachrichten), direkt von der Dienstadresse oder durch Synchronisation auf einem Smartphone mit der UnivLorraine-App. Letztere Option ermöglicht es, E-Mails, den Kalender und das gemeinsame Adressbuch zu konsultieren, ohne einen Browser zu öffnen.
Das Teilen von Kalendern und Adressbüchern zwischen Kollegen eines gleichen Labors oder einer gleichen Fakultät bleibt eine der am wenigsten genutzten Funktionen von Zimbra. Das Einrichten eines gemeinsamen Kalenders mit Lese- oder Schreibrechten dauert nur wenige Minuten in den Kalendereinstellungen und vermeidet das Hin und Her von E-Mails, um ein Treffen zu vereinbaren.
Die UL-Nachrichtenplattform beschränkt sich nicht auf das Versenden von E-Mails. Zwischen dem Absenderalias, dem Rocket.Chat-Connector, dem Sicherheitsbanner und den kollaborativen Sharing-Tools deckt Zimbra einen Bereich ab, den die meisten Benutzer der Universität Lorraine nicht vermuten, da es an leicht zugänglicher Dokumentation mangelt.