La messagerie de l’Université de Lorraine repose sur Zimbra, un client web qui dépasse largement l’envoi de courriers électroniques. Derrière l’interface habituelle se cachent des réglages et des interconnexions que la plupart des utilisateurs, personnels comme étudiants, n’exploitent pas.
Alias d’expédition Zimbra : choisir l’adresse qui apparaît dans chaque courriel
Par défaut, l’adresse d’expéditeur affichée dans Zimbra est une adresse technique, souvent composée d’un identifiant peu lisible. Depuis fin 2024, l’Université de Lorraine a activé la possibilité de configurer un alias au format pré[email protected] comme adresse d’expéditeur par défaut.
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Cette option n’est pas visible directement dans les paramètres du compte. Elle s’obtient sur demande auprès du support DN-UL. Une fois l’alias activé, chaque message envoyé affiche une adresse professionnelle claire, ce qui évite la confusion chez les destinataires extérieurs à l’université.
L’intérêt dépasse la simple esthétique. Lors d’échanges avec des partenaires de recherche, un laboratoire du CNRS ou un campus étranger, une adresse lisible renforce la crédibilité du message et réduit le risque qu’il soit filtré comme indésirable. Les notifications reçues en retour par la messagerie UL sur Net Work gagnent aussi en clarté lorsque l’alias est correctement paramétré.
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Connecteur Rocket.Chat et notifications croisées dans la messagerie UL
L’Université de Lorraine a déployé Rocket.Chat comme service de messagerie instantanée pour les échanges rapides entre étudiants et enseignants-chercheurs. Ce qui est moins connu, c’est que Zimbra et Rocket.Chat sont interopérables depuis 2024 grâce à un connecteur dédié.
Les salons Rocket.Chat de cours ou de projets peuvent envoyer automatiquement des résumés quotidiens ou des alertes directement dans la boîte mail UL. Un enseignant qui anime un salon de travaux pratiques n’a plus besoin de vérifier deux plateformes en parallèle : les messages prioritaires arrivent dans Zimbra sous forme de notification consolidée.
Régler finement les alertes Rocket.Chat dans Zimbra
Le désabonnement à ces résumés se gère dans les préférences de notification de Rocket.Chat, pas dans Zimbra. La distinction est subtile mais source de frustration quand on cherche à couper un flux de messages sans trouver le bon menu.
- Pour stopper les résumés quotidiens d’un salon précis, ouvrir les paramètres du salon dans Rocket.Chat, puis désactiver l’option « résumé par mail ».
- Pour réduire la fréquence sans couper totalement, passer de « quotidien » à « hebdomadaire » dans les mêmes préférences.
- Pour bloquer toute notification Rocket.Chat vers Zimbra, modifier le réglage global dans le profil utilisateur Rocket.Chat, section « E-mail notifications ».
Ce système de notification croisée transforme Zimbra en hub centralisé, même pour les échanges informels qui transitent habituellement par la messagerie instantanée.
Bannière d’alerte pour les messages externes : un filtre anti-hameçonnage discret
Depuis la campagne de cybersécurité 2024, Zimbra affiche un bandeau d’avertissement « [EXTERNE] » en en-tête des messages provenant de l’extérieur du réseau de l’Université de Lorraine. Ce mécanisme a significativement réduit les cas de compromission de comptes signalés au CERT-RENATER pour l’établissement.
La bannière n’est pas un simple marqueur visuel. Elle s’accompagne d’un texte d’alerte rappelant de ne pas cliquer sur les liens ni ouvrir les pièces jointes si l’expéditeur est inconnu. Pour les personnels de recherche qui reçoivent régulièrement des sollicitations d’éditeurs scientifiques ou de faux organismes de financement, ce signal visuel constitue un premier rempart.
Ce que la bannière ne filtre pas
La bannière ne remplace ni l’antivirus ni l’antispam déjà actifs sur les serveurs de l’UL. Elle agit en complément, sur le plan comportemental. Un courriel d’hameçonnage qui passe les filtres techniques sera tout de même signalé comme externe, ce qui donne au destinataire un indice supplémentaire pour évaluer sa légitimité.
Les données de la messagerie restent hébergées sur les serveurs de l’Université de Lorraine, un point qui distingue ce service des solutions cloud tierces. La maîtrise de l’infrastructure permet d’appliquer ces règles de filtrage sans dépendre d’un prestataire extérieur.
Quotas de stockage Zimbra et gestion de l’espace pour chaque profil
La capacité de stockage allouée varie selon le statut de l’utilisateur. Les personnels disposent d’un espace conséquent, tandis que les étudiants reçoivent une enveloppe plus restreinte. Les personnels identifiés comme VIP bénéficient du quota le plus élevé.
- Personnels VIP : 100 Go de stockage messagerie.
- Personnels : 50 Go.
- Étudiants : 10 Go.
- Partenaires : quota variable selon convention.
- Taille maximale d’un mail envoyé : 20 Mo, pièces jointes incluses.
Quand le quota approche de sa limite, Zimbra n’envoie pas toujours d’avertissement clair. La boîte peut simplement refuser les messages entrants. Vider régulièrement le dossier « Corbeille » et les spams libère de l’espace sans avoir à supprimer des courriels archivés. La fonction de recherche avancée permet aussi de trier les messages par taille pour repérer les pièces jointes volumineuses enfouies dans des fils de discussion anciens.
L’accès à la messagerie se fait après authentification UL, via l’ENT (tuile Messagerie), directement depuis l’adresse du service, ou par synchronisation sur un smartphone grâce à l’application UnivLorraine. Cette dernière option permet de consulter les courriels, l’agenda et le carnet d’adresses partagé sans ouvrir de navigateur.
Le partage d’agendas et de carnets d’adresses entre collègues d’un même laboratoire ou d’une même faculté reste l’une des fonctions les plus sous-utilisées de Zimbra. Configurer un agenda partagé avec droits de lecture ou d’écriture prend quelques minutes dans les préférences de calendrier, et évite les allers-retours de mails pour caler une réunion.
La messagerie UL ne se résume pas à l’envoi de courriels. Entre l’alias d’expéditeur, le connecteur Rocket.Chat, la bannière de sécurité et les outils de partage collaboratif, Zimbra couvre un périmètre que la plupart des utilisateurs de l’Université de Lorraine ne soupçonnent pas, faute d’une documentation facilement accessible.